辦公室會收集使用者的活動資料，或許聽來像是喬治·歐威爾的作品《一九八四》，但其實沒那麼嚇人，而且超乎想像地實用 – 雷格斯的 James Mitchell 在與 Hannah Hudson 對談時如此表示
「靈活辦公空間最大的優勢就是在於靈活變通…但如何才能知道真正需要的空間大小？」雷格斯業務解決方案部門經理 James Mitchell 問道。「您知道員工實際使用設施的方式嗎？是否知道他們的需求？如果您能找出以上問題的答案，並藉此讓工作場所變得更優質，不是很棒嗎？」
Mitchell 與雷格斯共事近十年，目前負責管理專為公司 IT 部門設計的解決方案。其職責範圍包含深入研究雷格斯商務中心所收集的資料，可如何用來改善公司與員工在辦公空間中的體驗。
Mitchell 表示：「收集資料是設計流程的關鍵所在，能協助我們真正瞭解客戶的需求。我們收集資料不是用來計算咖啡的消耗量 – 而是觀察更大的趨勢和模式，然後運用資訊強化公司與員工的能力。」
氣候控制
舉個簡單的例子，監控數據流量。Mitchell 說明道：「透過測量網路連線的使用量，便能預測何時需要提供額外的流量。如此一來，我們就能確保大家在真正需要發揮工作效率時，能得到最佳的網路效能。」
資料也有其他有效的用途 – 例如將辦公室環境打造得更為舒適。Mitchell 表示：「我們訪客的回饋意見大多和辦公室的溫度問題有關。所以我們發展一項計畫，利用環境感測技術，協助監控和回報溫度。」
Mitchell 進一步說明聯合系統將來的運作方式：「因為每間辦公室都有溫度感測器，可將資料回報給中央系統，就能運用這些資料來找出問題，在有人注意到前就先將問題修正完畢。」
格斯業務解決方案部門經理 James Mitchell
易於使用
感測技術也能用在其他方面。Mitchell 表示：「與零售業一樣，我們能用人員偵測和熱追蹤技術來建立人員流量圖，協助設計出最佳的辦公室格局。」
感測器無所不在頗具侵入性吧？Mitchell 表示：「關鍵在於，千萬別忘了收集到的資料一定要匿名處理，絕不針對個人。我們只想進一步瞭解辦公環境，所以只收集對此目的有用的相關資料。我們的目標是讓中心成為更易於使用的環境。」
「試想您的車。多虧 GPS，汽車製造商才能得知您的駕駛習慣、行程、速度等資訊，但他們不知道您的身分，也對此不感興趣。他們只想知道能改善哪些缺點，讓汽車效能更好 – 更加安全，乘坐起來更為舒適。」
Mitchell 再三強調尊重使用者隱私的重要，尤其是 2018 年 5 月 GDPR 開始實施。「我們剛實行了一個龐大計畫，確保雷格斯能遵守新的歐盟資料規範。而且我們正在思考如何將之套用在全世界的營運地點，而非僅限於受新法規影響的國家。隱私權對所有人來說都很重要，而我們不想光是遵循當地法規。」
更完善的辦公室
最後 Mitchell 表示，收集資料的成果便是打造出適合工作的優質辦公環境。「我們想瞭解大家使用雷格斯中心的方式，如此才能提供更勝人們所需的服務，並減少不必要的部份。當我們設計新中心時，能調整格局反映大家真正的需求 – 例如減少辦公桌數量、擴大貴賓室區域。」
「也能改善現有的商務中心。除了溫度外，還能監控噪音等級、燈光亮度 – 並善加應用從中得到的資訊。之後無論是要裝設隔音板、播放白噪音，或在特定區域增加燈光，都能更快反映客戶需求。」
未來說不定會運用資料為每個人打造出完全個人化的辦公空間。Mitchell 表示：「想像一下到完全符合您需求的空間上班的景況。辦公室的溫度、照明適中，網路裝設完畢，協作工具也隨時可用。甚至為您準備了喜愛的咖啡。」
「這就是資料在真實世界的力量。要負起責任、處理得宜，資料就能協助我們發掘更便利的生活。」
Hannah Hudson 是雷格斯雜誌的編輯
