商務傳訊功能可以改變您的企業嗎?

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商務傳訊功能可以改變您的企業嗎?

若您屬於彈性或遠端工作團隊的一份子,Slack、Flock 以及 Fuze 等商務即時訊息平台,將徹底改變您與客戶和同事溝通的方式。科技記者 James Day 將會分享您需要知道的一切

 

它就像 WhatsApp,只是專用於企業內部溝通。簡單來說,就是商務傳訊功能。您再也不用被困在電子郵件或是冗長的會議中,擁有即時聊天應用程式便能加速與同事的互動,並提升效率。

商務傳訊產業估計,全球使用者數將在 10 年內由原本的 500 萬成長至 10 億 (1)。這意謂著原本快速成長的市場,即將迎來爆炸性發展。許多可以挑選的平台以及令人興奮的科技 – 像是人工智慧 (AI)、擴增實境 (AR)、物聯網 (IoT) 以及虛擬實境 (VR) – 已經就定位要發揮功能,以下將向各位說明傳訊服務需要注意的地方。

1. 為什麼轉換工具的時候到了

開放、有效率的溝通。這是每間企業所信奉卻無法完全達成的目標。雖然能夠理解為什麼我們會無法割捨掉電子郵件,但請您想一想,光是要安排一場會議需要多少訊息的來回,那絕對會是效率殺手。現在,想像此刻正在與所有協作者針對專案召開實體會議,到頭來,您可能會發現根本不需要開這場會。

擁有商務傳訊功能,並不是要取代電子郵件。它的目的在於避免訊息流過早傳遞到您手中。傳訊應用程式 Flock 在 2017 年於英國所做的調查甚至顯示,傳訊功能減少使用者所需的會議及電子郵件數量高達 70%。

「商業生態系統正在成長,而且工作場所活動也變得更重視協作,」Flock 的億萬富翁創辦人 Bhavin Turakhia 表示。「這正是為什麼我們需要迅速因應這些工作場所的挑戰。」很顯然,讓使用者能夠即時協作無間,將會是時下最迫切的需求。

2. 現在的熱門話題是什麼?

每個人一天因為 IT 問題、龜速的執行系統以及過時配備而損失了 27 分鐘的有效率時間(等同於每個月損失了一天的時間)(2)。亦即只要有任何能夠精簡日常工作流程的工具,就能成為市場上的贏家。

頂尖的商業即時通訊服務,不單提供便於聊天的方式。最一開始,服務應該要能夠跨平台無縫使用,像是桌上型電腦或筆記型電腦、手機以及平板。同時,也要包含語音以及視訊電話的功能。

此外,也要讓數位內容的分享變得容易,例如:拖拉文件便能加為電子郵件附件。與 Dropbox、Trello、MailChimp 及其他外部應用程式的整合也十分實用,透過多層加密來支援雲端儲存功能也同樣是實用功能。

最後,該服務必須能因應企業的規模而調整,而且不會因為團隊擴增而折損執行效能。Flock 已獲全球管理顧問公司 Accenture、電子製造公司 Ricoh 以及瑞士刀製造公司 Victorinox 採用;而人氣較高的 Slack 也已經用於電腦巨人 IBM、英國電視台 ITV、三星、AirBnb、eBay 以及其他公司。

3. 產業的領頭羊

因為要活潑好記,因此這些以需求為中心的服務都有個時髦的名字。Fuze、Flock 以及 Slack 已經開發得相當完全,而且涵蓋了上述列出的標準。這三款服務是以終端使用者為中心來設計,而且不太需要額外設定。

相對於此,Twilio 主要則是以開發者為中心,符合他們想要把即時通訊功能整合進自己軟體的需求。其他同樣以開發者為中心的產品還有 Teamwire,已經被德國的銀行與警察以及 BroadSoft 公司採用,最近才剛被思科 (Cisco) 收購。

如果您的工作會接觸到敏感資訊、需要有防火牆的環境下通訊,或者只是單純不信任雲端而希望使用本機伺服器,開源軟體的自由度可能會相當吸引您。這樣的話,就適合選擇像是 Rocket.Chat、Mattermost 或是 Oneteam 這樣的服務。您也可以從眾多服務中,按空間來選出最合適的服務。大部分的服務,都提供免費下載使用,並提供付費的進階功能。

不可否認的是,儲存到雲端的即時通訊能提升效率。舉例來說,試想有一位需要盡快跟上專案進度的新進職員。與其安排曠日費時的會議、視訊電話或是轉寄電子郵件的往來記錄,如果讓這位員工能夠看到對話記錄以及共享文件,就有辦法立即上手。

4. 四大龍頭

微軟、Google、亞馬遜以及 Apple 也正加緊腳步。Microsoft Teams 是 Office 365 其中一個功能,但也可以跟非微軟產品進行整合。這間科技巨擘曾經考慮用 800 萬收購 Slack,但在比爾蓋茲多次被遊說應該將錢花在開發 Skype 商業版後(詳見社群媒體也嚴陣以待一節),決定收手。

Google 的 Jibe 被稱作豐富通訊服務 (Rich Communications Services, RCS)。它與多數的商務傳訊服務十分類似,但差別在於只開放給 Android 系統的使用者。而亞馬遜的 Anytime,據聞能相容於電腦端與手機端,是較聚焦於消費者的產品。

蘋果的 Business Chat 是 iMessage 下的新功能,預計在今年推出。該產品的核心宗旨,是希望讓消費者在聯絡像是銀行這樣的公司時,能夠變得較為簡便,可以迅速解決其問題。如果是處於蘋果產品生態圈的使用者,這項服務的優點便相當明顯,因為能夠同步所有的 iOS 裝置,包括 iPad、iPhone 以及 Apple Watch。該項服務也能讓您透過 Safari、地圖、Spotlight 以及語音助理 Siri 的連結開啟通話。

商務傳訊功能可以怎麼改變您的企業?

Altspace 上所呈現的虛擬人物會議場景

 

5. 社群媒體也嚴陣以待

WhatsApp 本身是新興市場小型企業的愛用產品,據稱在巴西及印度有 80% 的小型企業使用其服務。因此,他們推出了 WhatsApp 商業版,運作模式與蘋果的 Business Chat 類似,這可能是他們目前只推出 Android 版的原因。

其他從消費者平台轉跨至商業服務的還有 Facebook 的 Workplace,以及 Skype 商業版。Workplace 的外觀與功能都與 Facebook 十分接近,但僅限於與工作同事聯絡,並開發一些商務傳訊功能。Skype 商業版也同樣排除朋友,僅限於與工作同事聯絡。它與 Office 365 整合,而且會慢慢併入 Microsoft Teams,據稱這是企圖用來施壓曾為併購對象的 Slack 而推出的服務。

使用熟悉平台的好處是,員工可以將上手的時間省給工作內容的最後確認,如此正能提升工作效率。而且,這些平台設定為僅供商務使用的影響,便是區隔使用者的個人帳號,意謂著不會有令人分神的「讚」、「標記」或其他通知在工作時跳出來。

6. 物聯網與人工智慧

想像一下叫 Amazon 的 Alexa 透過 Echo Dot 傳訊息給 Slack 上的群組。智慧家庭的物聯網裝置的崛起,讓商務語音傳訊功能不再遙不可及。物聯網更加令人驚豔的使用情境,在於智慧門禁系統。快速掃一下桌邊的打卡裝置,就能確認您已經抵達公司,也會立即通知同事。

機器學習以及傳訊意謂著聊天機器人(而非支援 AI 的商務聊天機器人)已經能夠快速處理單一重複的工作。這些工作包含:迅速查詢資料、安排會議、安排或調整約定行程,以及蒐集企業內部的資訊。商務聊天機器人的設定工作向來由工程師進行,但像是 ChattyPeople 這樣的平台,正讓設定變得更加容易。

7. VR 與 AR

按理說,目前消費者電子產品當中最令人興奮的科技莫屬 VR 以及 AR,它們也能在未來的商務通訊以及協作上占有一席之地。有了這兩種科技,讓大家能從各地連上數位會議室進行會議,因此已經不見得需要實體會議室。

Windows Mixed Reality 是微軟推出的的 VR 系統。它與 Altspace 合作推出虛擬會議室,您可以進入一個充滿虛擬人物的會議室,各人物即代表著同事。其運作方式與 AR 相同,只是其他的與會者看起來像現實世界的全像圖,並會搭配所有需要的圖表、簡報以及投影片。Flock 的 Bhavin Turakhia 表示:「這些進步會讓全球的商業活動連結更加緊密、堅實,更能往目標邁進。」

總括來說,商務傳訊令人振奮的發展前景,加上各種崛起的新科技,讓我們繼續期待故事的發展,並迎向這個屬於 21 世紀的彈性工作時代。那麼,您會為自己的工作場所選擇哪一款服務?

 


James Day 是來自英國的科技記者

資料來源:

(1) https://www.computing.co.uk/ctg/opinion/3020779/navigating-the-enterprise-messaging-market-why-and-how-to-choose-the-best-fit-for-your-business-needs

(2) http://www.managed.co.uk/news/uk-workforce-productivity-survey-2017