使用筆電的男性上方有雲

工作效率

管理遠端團隊的五項必備工具

從時區轉換器到靈感產生工具,遠端工作者有很多免費或便宜的應用程式,能增進提高團隊的產能、效率,甚至滿意度:科技專家 James Day 報導

 

該如何管理不在辦公室的團隊成員?遠端工作興起後,這是需要面對的問題之一。幸好出現了新型態的管理方式,能夠協助發揮團隊的潛力,以下五種遠端管理平台就是例子。

1. Box

Box 是什麼?Box 是 Dropbox、Google Drive 和 Microsoft OneDrive 的商務版,提供在網路上集中一處的安全文件協作服務。雖然有很多應用程式都有提供加密的雲端儲存服務,但 Box 有其獨到的聰明功能。

Box 有什麼功能?Box 不綁定 Google 或 Microsoft,能處理您傳送團隊的任何檔案類型,所以您能即時協作,不必離開平台,有趣的是這包含 Google 文件和 Office 365 整合。

您能還原成先前的檔案版本,用中繼資料關鍵字搜尋找出深藏的檔案。此外,行動裝置遺失或遭竊時,Box 能遠端登出並刪除資料,像豐田、奇異公司和 LinkedIn 等全球廠牌都有使用此工具,享受高枕無憂的安全感。

是否有缺點? 每個帳戶最少需有三名使用者,而基本方案的上限為十名使用者。而即使使用頂級方案,上傳檔案最大也不可超過 5GB。基本方案的上傳檔案限制為 2GB,免費帳戶則降至 250MB。

是否適合使用 Box?

如果公司需要的是針對商務需求設計的安全雲端儲存平台,Box 是相當理想的選擇。

Box 標誌

2. Asana

Asana 是什麼?Asana 的設計著重在工作管理上,目標是追蹤專案進度。商用通訊工具讓溝通變得簡便,而 Box 等服務協助員工彼此協作,Asana 則適用來確定團隊時時都在軌道上,不論團隊成員所在的地點或時區。

Asana 有什麼功能?這個應用程式會以新增任務、團隊和期限的方式,讓所有人知道其他人的進度。同時也特意採用色彩繽紛又簡單有趣的介面,讓員工不會太有壓力。Asana 執行長暨 Facebook 共同創辦人 Dustin Moskovitz 向 TechCrunch 表示:「我們的職責是協助主管瞭解該將注意力放在什麼地方,又該注意什麼,才能最有效率。」

這個應用程式價值達 $15 億,即將加入人工智慧功能,如此就能根據使用者之前的行為,預測使用者需優先看到的內容,並排出任務的緩急順序。Asana 的使用者包含倫敦國家美術館、英國超市巨頭特易購、索尼音樂,以及透過 Asana 管理城市擴張的 Uber。

是否有缺點?Asana 在這領域的頭號競爭對手是 Trello,雖然 Asana 付費方案的功能較豐富,但若想回歸單純簡潔的話,Trello 的免費服務是更好的選擇。

是否適合使用 Asana?Asana 是針對想要徹底整頓的公司所設計,所以適合小公司或大企業的小團隊使用。

Asana 標誌

3. ProdPad

ProdPad 是什麼?ProdPad 知道產品管理的需求不單單只是設計美觀的路線圖。這個平台則是使用您和您的團隊所輸入的資料靈感來產生路線圖,甚至您的客戶也可以輸入資料。

ProdPad 有什麼功能?ProdPad 有清楚簡潔的控制面板,會顯示目前、近程和遠程的任務,同時可以隨時記錄新的想法和靈感。專案關係人等級的使用者都能看到目前的規劃和達成計畫的方式,不必要的通話、電子郵件和會議就此消失。

ProdPad 稱之為「想法管理」,也能讓員工投票、評論和提出想法,您還可以收集組織外部的客戶意見(請做好準備),也就是真正購買產品的對象的看法。

是否有缺點?ProdPad 的客戶意見機制可能引發災難。這種機制免不了出現許多七嘴八舌的意見,因此可能會招架不住而後繼無力。

是否適合使用 ProdPad?如果有在使用 ProdPad,想必是間好公司:Bose、西門子、HP 和 Telefonica 全都在使用這項工具促進團隊參與和激發想法。 

Prodpad 標誌

4. Figure it Out

Figure it Out 是什麼?Figure it Out(FIO)是一款時區工具,方便和全球員工安排會議和協作的時間,也方便和家人保持聯繫,降低出差旅行時的時差問題。

Figure it Out 有什麼功能?這是免費的 Google Chrome 擴充功能,也有另一個網頁版本,會要求輸入多個地點,包含目前身處的位置,再指定地點的顏色,而顏色會隨著時間改變。Figure it Out 甚至會標出國定假日和夏令時間的變化。

Figure it Out 會在網路瀏覽器上新增一個分頁,方便辦公時參考,可即時提醒目前所在的位置與時間,以免在凌晨兩點打電話給客戶或合作夥伴。 

是否有缺點?Figure It Out 只能搭配網頁瀏覽器使用,所以必須時時開啟 Chrome 查看,但有時只消看一眼智慧型手機就解決了。

是否適合使用 Figure It Out?這是個避免出糗的簡單方法,也能盡量確保自己是在完全清醒的狀態下和同事對話。

Figure It Out 標誌

5. Chimp or Champ

Chimp or Champ 是什麼?Chimp or Champ 是一款匿名的每週幸福指標,用來確認員工的狀態,促進更好的工作成果。如果想嘗試看看,Chimp or Champ 有免費試用版。

Chimp or Champ 有什麼功能?根據 Mental Health Foundation(心理健康基金會)的研究,心理狀態不佳是英國員工請病假的主因,雇主為此付出一年 £24 億的代價。但要如何分辨員工心情憂鬱是否是工作場所造成的?透過 Chimp or Champ,員工會在週四收到電子郵件,有 24 小時的時間可以表達心聲,然後團隊負責人會在週五收到報告,並附上如何提升士氣的建議。Chimp or Champ 的製作團隊宣稱使用者的參與率高達 90%,英國國民保健署也是使用者之一。

缺點?週五的報告可能累積週末的壓力。請捫心自問是否能承受可能隨之而來的焦慮,並忍到週一再採取有效的行動。

是否適合使用 Chimp or Champ?Chimp or Champ 能有效減少病假、增加工作效率、提振士氣。

Chimpchamp 標誌


James Day 為《Stuff magazine》編輯、《科技新玩意》節目執行製作暨設計和建築雜誌《Enki》的特約技術編輯

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