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如何讓會議更有生產力

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誰不愛開會呢?其實我們不少人都不喜歡開會。Loulla-Mae Eleftheriou-Smith 在此諮詢專家對於縮短會議時間,同時最大化成效的建議;無論是站著開會,或是規劃參與者名單都包含在內

 

無論是事先安排或是臨時會議,若會議未能順利進行,都會造成嚴重的問題。加入團隊討論、被召集彙報公司近況,或只是快速更新一下進度這類只花上 45 分鐘的會議很容易完成。但如果一整天都在開會,您就會感覺自己沒有時間確實完成工作。

eShare 的研究(註 1)指出,員工每週平均參與 4.4 場會議,而人們認為其中有半數以上都非必要,這樣的想法其來有自。若會議能順利進行,會議室內的每位與會者都能受益。我們在此與許多專家聊聊他們讓會議更有生產力的秘訣

星期三不開會

不必要的會議不只浪費時間,也真的會讓人打瞌睡。皇冠假日飯店(Crowne Plaza Hotel)最近在歐洲所做的一項研究指出(註 2),34% 的人承認如果會議太冗長就會放空;而有 23% 的人曾看過其他人打瞌睡。

整天完全不開會,是讓人們重新評估時間分配的有效方式。高績效與生產力顧問 Abigial Ireland 說:「將會議可用的時間縮短 20% 可以讓人覺得會議時間很珍貴,也會讓人們在出席自己決定要參加的會議時,讓會議確實發揮價值。」

星期三是最適合不開會的日子,因為您將有時間停下來評估並計畫接下來的安排。Ireland 說:「您可以完成前兩天的所有工作,並提前為星期四與星期五做計畫。這是重新評估接下來的會議,並嚴格捨棄、派遣他人出席或選擇出席會議的好機會。」

站著開會

美國聖路易斯華盛頓大學(Washington University in St Louis)的研究顯示(註 3),站著開會不只可以縮短在會議室中花費的時間(因為大家比較沒辦法舒舒服服地坐好),也能夠提升員工對於創意團體討論過程和分享資訊的興趣,甚至可以降低人們傾向分群的意識。

搜尋引擎最佳化公司 Tecmark 的策略搜尋總監 Tino Triste 說,站著開會能顯著降低辦公室內的開會時間。他說:「我們的會議有時候會拖超過 90 分鐘,但實際上只需要 30 分鐘以下。而現在時間已經減半。這些會議更加精簡,但更加積極主動。站著開會可以幫助團隊更快切入重點,也能更自信地表達重點。」

由上而下俯拍正在開會的人們

別陷入無生產力會議的循環

 

事先做好準備

團隊協作平台 Attentive 指出(註 4),美國有 63% 的會議在開始前都沒有事先安排議程,這表示有部分人們參與團體討論時,根本不太清楚要討論什麼。

亨利商學院(Henley Business School)的領導發展與行為副教授 Clare Collins 博士說,如果讓每個與會者出席會議時都已做好充分準備,像是事先閱讀相關資訊、瞭解議程以及人們的目標,將使每個人都受益。

他說:「準備應包含一系列經過縝密思考的預期成果。與會者應準備好背景材料以及任何必要資料再來開會,而這些資料也最好事先讓所有與會者都傳閱過。討論事項太長比起精簡呈現事實和理性的決策,通常很難產生有價值的結果。」

安排您的與會者名單

您發現自己的與會者名單過度膨脹了嗎?引用自哈佛商業評論(Harvard Business Review)的研究(註 5)可以提供協助,研究建議最理想的會議與會者人數為五至八位。與會者人數過多可能導致無法做出重大的決定,或是沒有足夠的時間讓每個人表達意見等。

行政顧問公司 Saunders and Lee 獲得認證的私人秘書 Louise Lee 表示:「只邀請需要參加會議的人。安排好議程後,就很容易發現有某些項目很清楚地特別針對特定的人,因此只有他們需要參加會議。」

若議程涵蓋的項目涉及整個部門或整個員工小組呢?Lee 說:「團隊可以事先向代表出席會議的個人彙報意見,這表示在會議上我們需要聆聽的總意見數量會減少。」

妥善利用座位安排

環境心理學家 Robert Sommer 在 1960 年代完成教室座位安排與學生和座位安排的互動關係研究後,該研究成果也已應用在會議室的行為(註 6)。

個人與企業教練 Richard Harris 說:「一項簡單的伎倆就是透過座位安排,來促進會議所需的思路。舉例來說,如果預期的成果是團隊可以達成協議,讓他們都坐在桌子的同一邊便可以促成此結果。

若您想要有人掌控主導權,就讓他們坐在桌子的首位;若您想要讓會議更能夠呈現人人平等的態度,就讓與會者坐在圓桌。若您希望會議中有生動的討論,將團隊分配在桌子的不同邊,可以細微地暗示對立的氣氛。試想就像一場對弈棋局中,對手分別坐在彼此的對面。」

擁抱 22 分鐘的會議

績效管理軟體公司 Clear Review 的執行長 Stuart Hearn 說:「基於某些原因,會議的預設長度通常都是 30 分鐘或一小時。問題是,公司通常落入『帕金森定理』(Parkinson’s Law)的陷阱,也就是說,人們完成工作所需的時間,無可避免地延長至他們分配到的時間。」

這也是為什麼 Stuart Hearn 的公司決定採納更簡短的會議,管理層和員工都被嚴格要求在會議上要遵守時間,以確保會議成果對所有人皆有益處。

對於會議而言,二十二分鐘是個神奇數字。建立「22 分鐘會議」概念的 Nicole Steinbok(註 7)建議透過九個步驟恪守這個時間限制,並維持效率,步驟包含以目標為基準的議程,以及禁止使用手機。

 


Loulla-Mae Eleftheriou-Smith 是英國的記者,為《獨立報》(The Independent)與《哈芬登郵報》(The Huffington Post)等其他報章撰文

資料來源:

(註 1)https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/

(註 2)https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey

(註 3)https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/

(註 4)https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html

(註 5)https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people

(註 6)https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087

(註 7)https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA