工作效率

徹底發揮多元團隊模式

傳奇籃球選手 Michael Jordan 曾說過:「依靠天分可以贏得比賽,但只有仰賴團隊合作和智慧才能奪下總冠軍。」這原則適用於運動賽事,也同樣適用於公司經營中。一個富有才能的團隊,能幫助公司取得偉大成就,但創造合適的條件和策略,進而使員工能以最有效率的方式進行合作,則是造就史無前例的輝煌成功所需的要素。

多元團隊趨勢

多元團隊模式,是將員工指派到多個專案或部門中工作,藉此提升人力資源效率的方式。根據管理評論學院 (Academy of Management Review) 指出,這個模式對於美國和歐洲 65% 的知識工作者而言已經習以為常 (包含科學家、研究人員、工程師,學術研究者等)。 

在資訊科技、軟體、顧問及產品開發領域,多元團隊模式往往也已經是常態。這個趨勢在教育、醫療保健和汽車業同樣也越來越盛行。根據創意領導中心 (Centre for Creative Leadership) 指出,若涵蓋所有產業,職務內容涉及團隊合作的所有員工中,將近 95% 的員工參與一個以上的團隊工作。

多元團隊的優點

多元團隊能讓公司更有效率地運用人力資源。如果一名員工只需要將 50% 的時間心力投注於一項專案中,那麼採用多元團隊模式,則代表這名員工可以將剩餘的時間心力投注在另一項專案中。與其聘請兩種不同人才分別負責兩項專案,公司能將一名備受信賴的員工的時間分配在兩專案之間。這麼做可以節省招聘、新進員工訓練以及整體人力成本。

橫跨不同專案和團隊來善用員工,也代表組織內更多人能理解其他部門的工作優先順序和工作量。在過去,專案進行時遇到的阻礙,可能是專案改變發展方向,或是聘請新的人才來填補專案所需專長。若是採用這個新模式,多元團隊合作的組織,則其他部門的員工可以及時加入,進而省略這些步驟。透過多元團隊模式,妥善分配專業能力,可以促進技能移轉,進而快速提升整體團隊的能力和信心。

組織若致力於知識分享,會有助團隊成員進一步透徹瞭解公司營運。組織內個體員工若握有廣泛的公司資訊,則可以貢獻更多創意能量,進而提出更新穎想法和企業策略。如果員工一同瞭解並追求最佳實務及作法,企業領導人將發覺這有助於帶動組織的橫向思考、合作和創新。有些藩籬會限制組織發揮效力,並阻礙公司達到最佳績效,而多元團隊合作模式,對打破組織藩籬尤有幫助。

 

多元團隊模式的風險和缺點

員工若是進行許多不同專案,則可能出現職業倦怠,而個人專注力若分散在過多工作領域,則可能導致生產力低下。團隊成員若需要離開一個專案崗位,以協助解決另一項專案的問題,則職務調動所帶來的影響可能遍及各部門,甚至整間公司。業務延宕、工作壓力或士氣降低,可能危及績效表現,甚至影響公司財務。特定專案或難題可能無法獲得充足的人力,或甚至徹底遭忽略,不力於整體公司進度或產能。

如果公司領導人和專案經理人員針對多元團隊模式採取主動策略,則有可能避免這些隱患。成功的關鍵是,對於每週甚至每月只會花部分時間一同工作的團隊成員間,須建立團結凝聚力與信任。其中幾項重點包括瞭解團隊相互依存的風險、以建設性方式協調群體間不同的優先事項,並消除妨礙問題解決的障礙等。

 

如何領導多元團隊

領導人必須熟知手下員工的專業與能力,並瞭解如何有效地善用這些員工。導入系統來創造合作機會,讓團隊成員可以順暢愉快地進行合作,達成一致目標。投資招募制度並訓練出色的經理人員,也有助於專案執行順利,避免可能的隱患發生。若公司鼓勵重視互動性及適應性的工作文化,那麼執行多元團隊模式將會更為容易,並且也能幫助團隊成員瞭解自身優勢和劣勢。

例如在專業顧問服務公司麥肯錫 (McKinsey) 中,包含團隊主管的每名團隊成員,都會在每一項新的專案的一開始,說明個人會如何運用專案工作來建立或精進關鍵能力。說出自身工作意圖,會創造一個相互支援並且分配責任的工作氛圍,能夠鼓勵團隊內的個人發展,並一同達成專案成果。

準確串聯不同團隊及專案間的關係,繪製關係藍圖,可以讓多元團隊領導人變得更有效率。公司領導人若能瞭解專案和團隊間的關係,則可以帶動並促進團隊之間的知識流動。如此一來,如果特定專案暫時需要所有人手參與,來修正問題或達成里程碑進度,領導人也能夠協助公司免於劇烈的組織波動。個體員工間可能已經清楚瞭解自身在不同團隊間的職責和任務優先順序。然而,有效監督則能確保顧及公司的利益和優先項目,進而打造一條通往成功的平順道路。

幾乎所有產業的知識工作者,都將成為橫跨多個團隊間的成員,甚至他們早已是跨團隊人才。公司領導人若能及早採用這個模式,並創造合適的工作環境,則可以讓團隊和企業日益成長茁壯。