A man with man hands at a desk

工作效率

一心多用的迷思:如何確實完成事情

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一心多用或許感覺良好,卻可能危害效率。Matthew Jenkin 提出一些反而能讓人一次專注於一件工作的方法,造就更快樂且 有效率的員工

 

英國企業家 Carl Reader 原以為會計師事務所 D&T 運作得十分順利。因此,當他發現不同的團隊成員在完成相同工作時,花費的時間竟有天壤之別時十分震驚。原因到底是有些員工動作慢三拍,還是另有隱情?他決定一探究竟。

結果他發現這些工作起來曠日費時的員工,最愛一心多用。他們試著在完成較大專案的同時還處理電子郵件、社交媒體要求、還有通話。

Reader 表示:「他們受到增減產效應(1)影響。」「當他們暫停手邊的作業,完成其他較不重要的工作,即使只分心短短兩分鐘,也得耗費半小時重拾原本的步調。時間就是這樣溜走的。」

一心多用在現代社會被視為不可避免的情況。人們普遍認為一心多用是理所當然應具備的能力,即使簡單如邊處理電子郵件邊與人談話也一樣。然而,一心多用等同效率的看法其實並不正確。

美國心理學會(American Psychological Association)(2)的研究顯示,我們認定一心多用沒有效果,效率又低。因為「一心多用」的用詞有誤導之嫌。Dave Crenshaw 在著作《The Myth of Multitasking》說明:「多數人提到一心多用時,談論的其實是轉換作業。無論他們用什麼方式,迅速在兩項作業間轉換,根本不符合效率或成效。」

轉換作業不只費時,還可能對心智能力產生不良影響。史丹佛大學研究(3)發現,一心多用的人表現反而不佳,而且精神集中時間不長。實驗證明(4)當人的注意力轉移後,大腦仍關注前一項作業。每次轉換回原本工作後,您得回想之前中斷的作業是什麼,同時處理分給其他作業的心神。這種情形可能增加認知負擔。

根據其他研究(5),一心多用比一次專心在一項作業所用的時間多了 40%。事實上,加州大學的 Gloria Mark 發現,在分心過後,我們需要花費 25 分鐘才能重拾原本的工作(6)。

既然一心多用不管用,又有什麼解決方案呢?

1. 監控和規劃

Carl Reader 主張密切關注您平日的行事幾天。他說:「花功夫記下我花時間完成的工作,較容易發現我其實很少專心在真正重要的事上。」

瞭解這件事後,Reader 開始認真規劃行程,善用時間。他說:「我不要過得一天算一天,而要掌握自己的每天行程。現在每到傍晚,我就會規劃隔天要完成哪些特定的任務,及安排空檔處理其他業務。自從開始執行時間規劃,我就為自己能完成的業務量大吃一驚。」

紅色背景中的碼錶

停止一心多用,重拾每天珍貴的時間

 

2. 成為「工作機會主義者」

Shani Harmon 和 Renee Cullinan 在《富比士》發表的一篇文章(7),建議人們不要想一次完成所有事情,反而要成為「工作機會主義者」,把握機會在合適的時間安排合適的工作。

他們建議第一步是根據完成待辦事項所需花費的時間,分成三個「份量」(小、中、大)。之後,您即可善用一天的時間達到最高生產力。

小份量(全是 15 分鐘以下可完成的工作,如回覆電子郵件)能藉著短暫的活動空檔迅速完成。

中份量(包含需要些專注力但相對遊刃有餘的工作)能在會議臨時取消或班機延遲時處理。

大份量(涉及需要全神貫注的工作,如撰寫策略文件或分析資料)需要在行程中騰出時間完成。

如 Harmon 和 Cullinan 建議,在短時間內處理中小份量的工作,能讓我們更專注在通常最重要的大事上。

3. 「分割」一天的時光

生產力專家 Marianne Page 表示,將一天「分割」成塊狀才有真正的效率。舉例來說,90 分鐘為一個區塊,每個區塊間可稍作休息。接著在每個時段分配工作,如專案的一部分或業務的一個段落,而且不得在分配到的時段分心從事其他工作。

Page 解釋:「預先規劃一天後,便下意識知道要做什麼工作,而各『區段』均有時間限制,那麼您自然會在心裡盤算。」「中間的休息時間讓您補充精力,以便將注意力轉換至下一個工作或下一個段落的業務。」

4. 擁抱番茄鐘工作法

這方法將工作細分成好消化的塊狀,常以 25 分鐘為一區段,並在區段間稍作休息。這種時間管理法是 Francesco Cirillo 於 1980 年代晚期創立。Cirillo 就讀大學時,常因無法有效運用時間學習感到苦惱。據傳管理法的名稱來自番茄造型的廚房計時器,因為他設定番茄計時器後,在這數分鐘聚精會神地用功,再透過休息獎勵自己。

這方法奏效了。他發現他能專心在眼前的事務,並完成更多事。這個簡單而有效的方法催生出許多應用程式,如 Marinara Timer(8) 和 PomoDone(9)。這兩個應用程式提供便利的計時器,協助您掌握番茄鐘工作法。

5. 深入

培養毅力是另一種能獲得生產力回報的能力。作家兼教授的 Cal Newport 在《華爾街日報》暢銷書《深度工作力》提倡全神貫注進行單一工作的力量。

他稱執行深度工作的能力為「21 世紀的超能力」,並將深度工作力定義為「在徹底發揮認知能力、心無旁騖的狀態下進行專業活動。這些努力創造新的價值、增進技能,而讓別人難以依樣畫葫蘆。

Newport 提出深度工作的四個原則:建立與世隔絕的空間並安排不受外務干擾的工作時段、關閉社交媒體、即使感到枯燥乏味也要抵擋轉換工作的慾望,及「減少膚淺的工作」,即大幅縮減浪費在較小工作的時間比率。

深度工作之所以吸引人,是因為方法不走極端。您不必完全阻止自己分心。反之,這構想是只在投入深度工作時徹底忘我。

6. 作個狩獵者

開發線上表單建立軟體 JotForm 的創辦人 Aytekin Tank 創造的狩獵工作法更激進。Tank 的提議是 Mark Twain 著名的建言「吃青蛙」(建議以處理您最不想碰的工作,作為一日的開端)的延伸,Tank 建議一天只專注處理一項工作,但目標是完成該項工作。

如同 Lila MacLellan 在網路平台 Quartz(10) 上發表的文章所述:「您只要選擇一項當天致力完成的工作,即使這工作不必耗上一整天也沒關係。您在便利貼寫下該事項後,貼在筆電上,作為指路明燈。當您的心思開始神遊到未讀訊息、乾洗衣物,或任何不務正業的事時,就看看便利貼。」

Tank 的方法靈感源自於人類早期的生存策略。他寫道:「如果獵人當天成功捕獲獵物,他的家人就有得吃。反之,他們就得餓肚子。事情很單純。」(11)。「獵人可沒時間檢查電子郵件、出席耗時的會議或傳送追蹤電子郵件,也絕對沒時間製作待辦事項清單。」

 


Matthew Jenkin 是美國記者,先前曾任 Guardian Careers 編輯,該網站是《衛報》(The Guardian)以求職者與轉職者為主要對象的社群網站

資料來源:

(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up

(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx

(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/

(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399

(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx

(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0

(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361

(8) https://www.marinaratimer.com/

(9) https://pomodoneapp.com/

(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/

(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/