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為何風險經理突然對彈性工作有興趣

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開發業務延續計劃時,辦公室經理、首席 IT 人員和風險團隊現在擁有了一項全新利器:彈性辦公空間

雷格斯一項近期的國際研究顯示,比例高得驚人的 73% 受訪者認為,彈性辦公空間解決方案有助降低有害業務經營流程的風險。

雷格斯辦公空間災難恢復常務董事 Joe Sullivan觀察發現:「企業進行或升級業務延續計劃時,彈性空間已成為慣用選項。」

Sullivan 續道:「時至今日,我們不再假設所有壞事都會在其他人身上發生。」確實如此,2019 WEF 國際風險報告指出,「極端氣候事件」是全世界各國面對的第一大風險,緊接著是天災、資料詐欺,以及網路攻擊。

企業對「災難」的思維有所不同

2018 年時,雷格斯的工作空間災難恢復解決方案吸引了全球逾 2,000 次諮詢。Sullivan 將此歸結於世人日漸發現,即便是及小型的意外,也可能嚴重干擾企業營運。

Sullivan 指出,「災難」不見得是突發的水災或火山爆發。我們的顧客遇到的部分重大困難離家比較近,但仍可能造成重大影響,例如:

  • 煙或火災損害
  • 管線破裂或漏水
  • 網路攻擊

「若能預先設立工作空間災難恢復解決方案,便更有機會分毫不損。」

個人化計劃

辦公空間災難恢復計劃如何運作?

共有三種方式:

  • 永久預留空間 – 特定中心的災難恢復辦公空間,適合保留企業的 5% 核心部分
  • 一日準備就緒 – 任何雷格斯中心內的災難恢復辦公空間,適合安置 20% 的勞動力,且能在一個工作天內準備就緒
  • 全面適用的緊急辦公空間 – 任何雷格斯中心內的按需供應辦公空間,只要兩個工作天便能準備就緒

Sullivan 表示:「這裡有兩個重點值得一提。我們打造量身訂做的解決方案,藉此滿足每位客戶的預算,且擁有廣闊的全球網路,讓企業有更多選擇,也讓我們能夠滿足其重要經營需求。」

「能夠在您目前營業處所相同區域,或是離家近的地方恢復營運,對顧客來說大大加分;尤其是我們的設施從第一天起,就能接待客戶和訪客。」

 

交付服務,不找藉口

三年來,雷格斯持續提供國際零售品牌 Marks & Spencer 災難恢復計劃,若他們的員工因天災、政治動盪或網路攻擊而無法使用公司的辦公室,他們也能夠利用全世界的雷格斯中心。

2018 年時,柬埔寨的 Marks & Spencer 支援辦公室附近爆發多次工會抗議活動,於是 M&S 便將工作人員移往雷格斯中心的安全辦公室;該辦公室早已預先備好儲存設施和器材。

M&S 營運延續部門主管 John Frost 說道:「對我們來說,請雷格斯提供工作空間災難恢復服務,讓我們整體內部業務變得更為靈活。我們的多據點作法,能處理我們在現代世界會遇到的問題。」

世界級經營同樣不可或缺

紐西蘭企業 Education Payroll亟欲轉型,成為世界級薪資管理公司,先前便向雷格斯洽詢業務延續計劃。其最終目標為何?保證每年約合 $44 億美元價值的教師薪資均於每月十四日按時給付——連遭遇災變也不例外。

執行長 Arlene White 解釋道:「我們的計劃讓我們能夠在 24 小時內,於紐西蘭境內的全方位服務辦公室準備就緒。為達成目標,我們支付年費,確保能夠滿足我們對仰賴我們給付薪資的專業人士提出的承諾。」

「地方災難必然會發生,如果沒有做好準備,企業便只能倉皇失措地尋找能用的營業空間,而且還不顧成本。」

Education Payroll 的安排讓公司營運安全性的支出減少到傳統災難恢復空間的十分之一。

供應商何時會接受考驗呢?

如 Joe Sullivan 快速點出的一樣,沒有人能免於災難。「雷格斯是獲獎肯定的供應商,具備年復一年提供支援的實在佳績;當然,我們的營業場所也遭遇過災難襲擊!」

最近就發生在 2018 年 9 月,佛羅倫斯颶風影響了許多位於美國北卡羅來納州、南加州和維吉尼亞州的雷格斯中心,讓雷格斯面臨緊急狀況。

北卡羅來納州的區域副總 Kristi Bonner 解釋道:「佛羅倫斯颶風帶來的災害影響許多人——包括同事、客戶,還有他們的親友。」

「北美洲的雷格斯團隊忠於合作關係的精神,加入為颶風路徑上的人提供支援的行列。我們為我們的設施、顧客進行恢復,還能夠協助其他人。」

底線

大多 IT 系統和企業經營均容易遭受影響,公司意識到要留住時間和預算,打造最基礎的業務延續計劃。

過去,合作夥伴的選擇均限制在只有一座固定據點的供應商。現在,靈活辦公空間供應商崛起,企業能夠將據點恢復策略改為隨時隨地。簡單而言,如果公司網路失效,便可以使用彈性空間供應商的網路;以雷格斯為例,全世界有 3,000 處據點。

如此也可以理解,與過往相比,風險經理和業務延續部門主管現在愈加注意其資產組成,並嘗試瞭解他們能如何將彈性辦公空間加入組合中。


對使用彈性辦公空間作為貴公司業務延續計劃的一部份有興趣嗎?請造訪我們的工作空間災難恢復頁面,瞭解更多資訊。