業界之聲

為何風險經理突然對彈性工作有興趣

開發業務延續計劃時,辦公室經理、首席 IT 人員和風險團隊現在擁有了一項全新利器:彈性辦公空間

雷格斯一項近期的國際研究顯示,比例高得驚人的 73% 受訪者認為,彈性辦公空間解決方案有助降低有害業務經營流程的風險。

雷格斯辦公空間災難恢復常務董事 Joe Sullivan 觀察發現:「企業進行或升級業務延續計劃時,彈性空間已成為慣用選項。」

Sullivan 續道:「時至今日,我們不會假設壞事都輪不到自己。」確實如此,2019 年 WEF 國際風險報告指出,「極端氣候事件」是全世界各國面對的第一大風險,緊接著是天災、資料詐欺,以及網路攻擊。

企業對「災難」的思維有所不同

2018 年時,雷格斯的工作空間災難恢復解決方案吸引了全球逾 2,000 次諮詢。Sullivan 將此歸結於世人日漸發現,即便是極小型的意外,也可能嚴重干擾企業營運。

Sullivan 指出,「災難」不見得是突發的水災或火山爆發。我們的顧客遇到的部分重大困難反而離家較近,但仍可能造成重大影響,例如:

  • 煙或火災損害
  • 管線破裂或漏水
  • 網路攻擊

「若能預先備好工作空間災難恢復解決方案,便更有機會分毫不損。」

個人化計劃

辦公空間災難恢復計劃如何運作?

共有三種方式:

  • 永久預留空間 – 特定中心的災難恢復辦公空間,適合保留企業的 5% 核心部分
  • 一日準備就緒 – 任何雷格斯中心內的災難恢復辦公空間,適合安置 20% 的勞動力,且能在一個工作天內準備就緒
  • 全面適用的緊急辦公空間 – 任何雷格斯中心內的按需供應辦公空間,只要兩個工作天便能準備就緒

Sullivan 表示:「這裡有兩個重點值得一提。我們打造量身訂做的解決方案,能夠滿足每位客戶的預算;還擁有廣闊的全球網路,讓企業有更多選擇,也讓我們能夠滿足其重要經營需求。」

「對顧客來說,能夠在目前營業處所相同區域,或是離家近的地方恢復營運,可是大大加分;尤其是我們的設施從第一天起,就能接待客戶和訪客。」

 

交付服務,不找藉口

三年來,雷格斯持續提供國際零售品牌 Marks & Spencer 災難恢復計劃,即便他們的員工因天災、政治動盪或網路攻擊而無法使用公司的辦公室,也能夠利用全世界的雷格斯中心。

2018 年時,柬埔寨的 Marks & Spencer 支援辦公室附近爆發多次工會抗議活動,於是 M&S 便將工作人員移往雷格斯中心的安全辦公室;而該辦公室早已預先備好儲存設施和器材。

M&S 營運延續部門主管 John Frost 說道:「對我們來說,請雷格斯提供工作空間災難恢復服務,讓我們整體內部業務變得更為靈活。我們的多據點作法,非常適合處理我們在現代世界會遇到的問題。」

對世界級經營團隊不可或缺

紐西蘭企業 Education Payroll 亟欲轉型,成為世界級薪資管理公司,先前便向雷格斯洽詢業務延續計劃。其最終目標為何?保證每年約合 $44 億美元價值的教師薪資均於每月十四日按時給付——連遭遇災變也不例外。

執行長 Arlene White 解釋道:「我們的計劃讓我們能夠在 24 小時內,於紐西蘭境內的全方位服務辦公室準備就緒。為達成目標,我們支付年費,確保能夠滿足我們對仰賴我們給付薪資的專業人士提出的承諾。」

「地方災難必然會發生,如果沒有做好準備,企業便只能倉皇失措地尋找能用的營業空間,而且還顧不得成本。」

Education Payroll 所做的安排,讓公司營運安全性的支出減少到傳統災難恢復空間的十分之一。

供應商何時會接受考驗呢?

如 Joe Sullivan 首先點出的一樣,沒有人能免於災難。「雷格斯是獲獎肯定的供應商,具備年復一年提供支援的實在佳績;當然,我們的營業場所也遭遇過災難襲擊!」

最近就發生在 2018 年 9 月,佛羅倫斯颶風影響了許多位於美國北卡羅來納州、南加州和維吉尼亞州的雷格斯中心,讓雷格斯面臨緊急狀況。

北卡羅來納州的區域副總 Kristi Bonner 解釋道:「佛羅倫斯颶風帶來的災害影響許多人——包括同事、客戶,還有他們的親友。」

「北美洲的雷格斯團隊忠於合作夥伴的精神,加入為颶風路徑上的人提供支援的行列。我們為我們的設施、顧客進行恢復,還能夠協助其他人。」

底線

大多 IT 系統和企業經營均易遭影響,公司逐漸意識到,有必要留住時間和預算,打造最基礎的業務延續計劃。

過去,合作夥伴的選擇均限制在只有一座固定據點的供應商。時至今日,靈活辦公空間供應商崛起,企業便能將據點恢復策略改為隨時隨地彈性使用。簡單而言,如果公司網路失效,便可以使用彈性空間供應商的網路;以雷格斯為例,全世界有 3,000 處據點。

如此也可以理解,與過往相比,風險經理和業務延續部門主管現在愈加注意其資產組成,並嘗試瞭解他們能如何將彈性辦公空間加入組合中。


對使用彈性辦公空間作為貴公司業務延續計劃的一部份有興趣嗎?請造訪我們的工作空間災難恢復頁面,瞭解更多資訊。