科技明明已經成熟，但許多電話會議卻莫名事倍功半。Matthew Jenkin 教您如何順利舉行電話會議
隨著越來越多公司接受遠端辦公模式，縱然使用者對電話會議的看法兩極，電話會議仍很可能繼續在員工的生活中立於重要地位。電話會議或許是和遠端團隊溝通的好辦法，但也可能成為生產力最嚴重的威脅之一。
大家講話時會蓋過彼此，連線又斷斷續續，也容易讓人分心。事實上，Intercall 的一份調查（註 1）發現，多數員工（65%）會在電話會議時處理其他工作。通話時，有超過半數的人在吃東西，將近一半的人在洗手間裡通話，五分之一的人在購物，十一分之一的人在運動，而百分之六的人則在接聽別通電話。
有鑑於 53% 的專業人士每週某些時候會採取遠端辦公模式（註 2），以下會介紹掌握電話會議藝術的七大方法。
日期和時間無比重要
大家的行事曆總是排得滿滿，要挪出電話會議的時間是個令人頭痛的問題，如果團隊是在不同國家遠端辦公，橫跨各個時區，那就更是困難。然而研究顯示，如果想要有效善用虛擬會議，時機點正是關鍵所在。
早上是工作效率最好的時候。行為科學家丹．艾瑞利（Dan Ariely，註 3）表示，人們的工作效率在早上 9 點到 11 點間最高。在工作日裡舉行會議的時間拖得越晚，決策力和判斷力就越差（註 4）。
資料也顯示出，就連舉行電話會議的日期也會左右會議成效。週二看來是最佳選擇（註 5），因為週二在整週內裡算是較早的日子，還有時間對所做的決定採取立即行動。再加上週末剛剛結束，團隊比較有精神，不如一週接近尾聲時那麼疲憊。
訂定議程
雖然這好像是相當然爾的事，不過如果希望電話會議的與會者能保持專注，最簡單的方式就是確實事先定好議程，而且一定要在一開始邀請參加會議時就一同將議程發送出去。在 Flow Digital 擔任業務開發經理的 Chris Ogle 會定期舉行電話會議，討論網站策略。他表示：「細節越多越好，要清楚說明需要討論的事項、開會原因以及需要發表意見的人，這樣就能確實減少開會時神遊的可能。」
科技招募公司 Anderson Frank 的內容暨搜尋行銷長 Andrew Dipper（註 6）也同意這點。他補充道，與會成員應該預先知道加入電話會議的方式、會議的討論事項，以及自己所應提出的意見。如果有人負責記錄電話會議，則需寫下與會者是誰，以及大家在會議途中和會議結束之後應該做的事情。臨時會議通常會亂七八糟，因為沒人有時間提早準備，因此很難做出有價值的貢獻。
認識彼此
電話會議的與會者可能四散在地球各個角落，在會議之前和通話時彼此熟悉一下，有助於減少尷尬感。有篇部落格文章（註 7）討論到管理遠端辦公記者團隊的經驗，記者 Butch Ward 表示，自己只要有時間，一定會想辦法當面去找自己的團隊，即使需要長途跋涉也在所不惜。
當然了，如果上述方法不可行，至少在通話時要努力多認識一下與會成員。Ward 表示，請每個人在會議開始時報到一聲，有助於想像對方坐在虛擬會議桌旁，讓他有機會記下參與會議的人，確保每個人都能發聲。
法拉利綠訊顧問公司（Ferrazzi Greenlight）的執行長 Keith Ferrazzi（註 8）建議，主辦人在每次電話會議開始時，應先撥出五分鐘時間，「讓每個人輪流聊聊自己的近況，不論是關於私生活還是工作都可以。」這是很好的破冰方式。
別嘻皮笑臉
插科打諢還是等到下班喝杯小酒時再來吧。其實甚至建議連笑都不要笑。GQ 雜誌的文章編輯 Ross McCammon（註 9）表示，自己電話會議時的態度遠比面對面開會時嚴肅。因為視覺上無法看到情緒細節和肢體語言，幽默感常會在電話會議時引起反效果。
Crown World Mobility 的全球課程經理 Alyssa Bantle 專門教員工如何在工作時跨越國際團隊裡的文化差異。她認為在電話會議中展現幽默，是可以是拉近成員，但必須小心。諷刺、文字遊戲、取笑對有些人來說可能很有趣，但也可能會難以理解，甚至可能冒犯他人。
電話會議或許是和遠端團隊溝通的好辦法，但也可能成為生產力最嚴重的威脅之一
少即是多
電話會議要簡短明確。馬拉松式的會議會浪費每個人的時間，對誰都沒有好處。生產力專家 Laura Stack（註 10）如此表示。
所有會議的最佳長度都是 45 分鐘。對此她進一步補充，如果需要更多時間開會，就拆成多段 45 分鐘的會議時間，中間要有充足的休息時間。
Ogle 對此表示同意，也提出警告，變數太多可能會搞砸電話會議：「我所謂的變數是指參加電話會議的裝置數量、人數，而且電話會議只能用來處理不得不用電話會議進行的事項。就算能找到 12、20、50 個人參加電話會議，也不代表就該這樣做。」
需要做出重大決策時，最好限制電話會議的參加人數。舉行較大的團體會議時，別忘了艾許從眾實驗（Asch Conformity experiments，註 11），如果要找團隊中資歷較淺的成員，更需要注意。由所羅門．艾許（Solomon Asch）在 1950 年代進行的從眾實驗顯示：「人數越多時從眾行為會增加，但一旦團體人數超過四或五人時，變化則不大。」
「團體內其他成員社會地位較高時，從眾行為會增加。每當人們認為團體內的其他人比自己更有權力、更具影響力，或是知識更為豐富時，就更有可能跟從團體。」
瞭解文化差異
文化衝擊、不同口音、英文程度不同，都可能為全球電話會議帶來重重阻礙。Bantle 表示，表面上顯而易見的複雜事態，都是因為大家同時說話而誤解彼此所造成。但有深層的原因導致了誤解產生，即是彼此傾聽、互動、溝通時的文化差異。如果無法理解或應對這些差異，電話會議就會變得相當困難。
Bantle 舉了一個例子，某個英國團隊需要和日本的同事溝通，日本員工會發現難以跟上語速飛快的英國同事，英國團隊則覺得自己必須對電話會議做出貢獻，而倍感壓力。日本的文化制約讓日本員工有禮貌地等待輪到自己說話的時機，但開口發表的機會完全沒出現，導致日本團隊顯得無話可說。
為了避免這種狀況發生，她建議主辦者採取下列步驟：首先，為了克服語言障礙，請大家輪流發言，避免打斷別人。舉例來說，負責主持會議的人可以訂下輪流發表的規則，然後再闡明並確認方才會議中的發言。一定要問清楚自己有沒有聽錯，並鼓勵他人重新說明複雜的想法和說法。最後再詢問電話裡的所有人是否瞭解剛才說過的話。如果有人不瞭解，就設法解決。要給予說話者明確的肯定，讓對方確知自己的意思已成功傳達，不需再次說明。
接納視訊
在人們的私生活中，視訊日漸成為廣受歡迎的溝通方式，社交媒體更是助長了這點。但是許多公司仍不願全面接納視訊並運用在會議電話上。不過 Wainhouse Research 最近的研究（註 12）指出，開會時使用視訊和網路攝影機的員工中，有 74% 的人喜歡能看到同事對自己想法的反應，將近 70% 的人認為視訊增進了與會者之間的連結。
富比士洞見（Forbes Insights，註 13）在 2017 年針對 333 位行政主管進行研究，確實發現 62% 的受訪者認同視訊會議的溝通品質大幅超越音訊會議，這個數字在高成長的公司內更是提升到 73%。此外有 50% 的受訪者認為視訊會議也能增進理解。
然而 Ogle 認為不應完全捨棄音訊會議：「情況允許的話，就盡量使用視訊攝影機會議搭配電話通話。眼神接觸的重要性不可低估，但如果寄望每個人的網路都連線順暢，會議品質大概不會太好。電話線路比較可靠，所以要同時運用這兩種工具的強項。」
Matthew Jenkin 是美國記者，先前曾任 Guardian Careers 編輯，該網站是《衛報》（The Guardian）以求職者與轉職者為主要對象的社群網站
資料來源：
（註 1）https://hbr.org/2014/08/what-people-are-really-doing-when-theyre-on-a-conference-call
（註 2）https://www.iwgplc.com/WorkspaceRevolution/Trends
（註 3）https://www.reddit.com/r/IAmA/comments/2lmp1k/im_dan_ariely_duke_professor_of_behavioral/
（註 4）https://tigerprints.clemson.edu/cgi/viewcontent.cgi?referer=https://www.google.ie/&httpsredir=1&article=1154&context=all_dissertations
（註 5）https://www.inc.com/news/articles/2010/06/best-time-for-meetings.html
（註 6）http://www.andersonfrank.com/
（註 7）https://www.poynter.org/news/managing-telephone-10-ideas-better-conference-call
（註 8）https://hbr.org/2012/05/the-right-way-to-run-a-virtual/
（註 9）https://www.entrepreneur.com/article/243382
（註 10）https://theproductivitypro.com/blog/2013/05/the-sweet-spot-how-and-when-to-schedule-productive-meetings/
（註 11）https://www.gwern.net/docs/psychology/1952-asch.pdf
（註 12）https://hbr.org/2015/01/4-ways-to-make-conference-calls-less-terrible
（註 13）https://www.forbes.com/forbes-insights/our-work/the-connected-culture
