在黃色背景辦公室中的兩個快樂男人

工作效率

讓人意想不到的共享辦公空間優點

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Matthew Jenkin 說,共享辦公空間的好處在於您可以選擇最適合自己的環境。但這並非一切,以下有其他讓您可以妥善利用這些優點的方式

 

無論您是新創公司的創業家,或是為大型全球企業工作,您可能都對共享辦公空間的概念有一定程度的瞭解。但您是否有自信瞭解共享辦公空間所提供的一切好處?以下我們將與您分享共享辦公空間一些較不為人知的優點,以及讓您妥善利用這些有點,滿足自身需要的方法。

1. 謹慎選擇您的共享辦公空間

若要徹底妥善利用您的空間,您首先需要確保自己選擇的合適的場所。您的業務類型(創意與專業)、公司形式(創業與企業分支),以及個人偏好(我希望離家多近?)都是您在設置辦公室時應考量的因素。

透過共享辦公空間經營的 Rochelle White PR 公司持有人 Rochelle White 說:「選擇適合您公司的空間是關鍵。舉例來說,如果您想要繁忙熱鬧、活潑、有創意的空間,那您就得找適合此特性的共享辦公空間。若您偏好空間較小,且沒有這麼繁忙的據點,您也應尋找這樣的特色。您必須要找到最適合的據點,因為這將是您公司的基地。」

她補充:「共享辦公空間有許多選項您可以尋找有可學習、協作或合作對象的空間。如此一來便能夠協助您的企業成長茁壯。每個人都處在其企業的不同階段,而這樣的空間很適合各自的發展。」

2. 閒聊一下

共享辦公空間讓您有機會認識其他擁有類似想法的人,並向他們學習,包含確實達到收益平衡,如何在不工作時放鬆休息,或是讓日常工作變得更輕鬆的秘訣和訣竅。

保險比較網站 Cuuver.com 創辦人 Steve Pritchard(註 1)表示:他發現與其他公司共享辦公空間是打造關係的絕佳方式,不過他也警告不應操之過急。

他解釋:「第一次走進共享辦公空間時可能會覺得有點尷尬。並不是每個人都想要跟您說話,有些人在那邊就是為了工作,且完全不把共享辦公空間當作社交或建立關係網路的場合。因此,閒聊是讓您試水溫,看看有哪些人除了共享工作空間外,也有興趣進一步發展某種類型的工作關係。

在您與共享辦公空間的同事定期溝通數週、分享秘訣和故事後,可以發展關係,並進入更舒適、非正式的聊天,這在您的企業日後更進一步發展時,也極為有用。」

模型飛機零件風格的辦公室工具組

您可以妥善利用共享辦公空間經驗,最大化您在其中可獲得的機會。

 

3. 實驗空間中的多個不同位置

您不再需要受限於辦公室總部的座位。在共享辦公空間中,您通常有根據當天的工作類型,四處移動並坐在不同位置的彈性。從會議室、休息空間到現場咖啡廳,您可以選擇適合自己心情和目標的選項。

Ann Smarty 寫道(註 2):「租賃小型的辦公套間與客戶會面,或找一個沒有小孩的安靜空間致電客戶。」

4. 認識辦公室經理

瞭解您共享辦公空間每週的狀況明顯可帶來好處。埋首專注於自己的工作很容易,但您也可能錯過與人建立關係網路和成長的機會。讓辦公室經理成為您最新的好朋友(或至少認識他們,而不只是點頭之交),讓您能夠立即瞭解共享辦公空間的狀況。共享辦公空間經理不只知道有哪些公司也在這棟建築物內工作,他們也最能幫助您瞭解計畫舉辦的活動,以及當地區域值得欣賞事物或從事的活動。

共享辦公空間專家 Yifu Huang 寫道(註 3):「在共享辦公空間內,社群經理的角色再重要不過了,」「經理會與新進成員會面,並以熱情的笑容迎接他們,且也負責舉辦社交活動、建立協作環境,並讓每位成員感到自在。」

關鍵並非咄咄逼人地問問題,或是讓人感覺受到滋擾,而是要打造實用的關係。考量到這一點,您也要思考自己可以如何回饋。舉例來說,您喜歡辦公室經理和您的同仁分享您的業務,並推薦您成為新想法的宣傳者嗎?

5. 擁有適當的配備

離開相對舒適和安全的傳統辦公室,也表示考慮使用能夠協助您完成任何進行中工作的正確配備。除了必備的筆記型電腦和手機,您認為還有哪些是您得考慮攜帶的必要配備呢?

Sophie Phillipson 在 2016 年 12 月時成立了學生和畢業生支援網站 HelloGrads(註 4),並在一個共享辦公空間租賃了長期辦公桌。她說硬碟是她擁有的最重要工具,因為她的業務每天會產生許多大型檔案,包含影片訪問和圖片。她承認:「如果我遺失了筆記型電腦,卻未備份電腦的內容,肯定會發生大問題,因為電腦裡有我不能缺少、多年來的工作心血。」

她也推薦使用筆記型電腦架。她說:「背痛和姿勢不良很讓我困擾,因為我曾花時間在許多咖啡店裡工作,忍受不同高度的桌面、椅子,有時還得把筆記型電腦放在大腿上使用。電腦架著實對我很有幫助。」

耳機也是另一項必要配備,能幫助她在共享辦公空間變得繁忙和喧鬧時專注。尋找不必放音樂也可以使用的降噪耳機,讓您可以忽略周遭環境。

6. 瞭解您並非時刻需要使用共享辦公空間

這聽起來可能很反直覺,但妥善利用共享辦公空間的其中一項最佳方式,可能並非時刻使用這個空間。當您在處理創意工作時,共享辦公空間可能很合適,但如果是要處理行政事務時也許不然,或者情況可能恰好相反。舉例來說,如果您任職的公司擁有主辦公室總部,每個月前往辦公室據點與同事面對面開會可能很有價值。

在《Entrepreneur》的一篇文章中(註 5),Araminta Marketing 的創辦人 Araminta Sheridan 解釋她如何達到良好的平衡:「我們一週花三天時間待在辦公室(實際上是一間我們用來當辦公室的公寓);一天待在共享辦公空間;還有一天在家工作,讓我們都能夠獲得各種類型工作空間的好處。」

 


Matthew Jenkin 是英國記者,先前曾任 Guardian Careers 編輯,該網站是《衛報》(The Guardian)以求職者與轉職者為主要對象的社群網站

資料來源:

(註 1)http://www.cuuver.com/

(註 2)https://www.entrepreneur.com/article/287882

(註 3)https://www.coworkingresources.org/blog/community-manager

(註 4)https://hellograds.com/

(註 5)https://www.entrepreneur.com/article/243382