一個小人正在將書籍堆疊到頭腦中的插圖

工作效率

五種聰明方法幫助您記住工作時閱讀的資訊

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想要提升您的工作專注度嗎?試著琢磨您記住和回憶重要細節的能力。Matthew Jenkin 分享了五個簡單但有創意的策略,可幫助您記得更多自己閱讀到的資訊

 

星期一早上您坐在辦公桌前,試著閱讀一篇文章,且您需要記得其中的內容,因為在當週稍後的會議會派上用場。然而,先等一等,老闆寄來了一封電子郵件需要您回覆。接著電話突然響了。喔,而行銷部門的 Sally 要請大家喝下午茶。在您發現以前,自己的心思已經分散到許多不同的方向,也忘了自己剛讀過的所有內容。您是否覺得敘述中的情境很熟悉呢?

加州大學(University of California)最近的一項調查估計我們每天都受到 34Gb 的資訊轟炸(註 1),與 30 年前相比,資訊量足足是兩倍。同時,辦公室員工平均每三分鐘就受到干擾。因此,不意外地,我們可以集中注意力的時間長度也在縮短。

科技時代也對我們記住資訊的能力有負面影響。研究指出(註 2),可以輕鬆在網路上找到資訊,也意味著回憶記憶(立即回想起腦海中資訊的能力),遭到認知記憶取代(知道資訊的位置與存取資訊的方式)。

無論是做簡報或是學習新技能,回憶記憶的內容,始終是在工作上取得成就的關鍵。以下有五種方法可以幫助您記住閱讀到的資訊。

1. 暫停一下

德州大學奧斯汀分校(University of Texas at Austin)的一項研究(註 3)發現,讓自己休息幾分鐘,並思考剛才閱讀過的內容,可以提升未來的學習能力。這項計畫的研究人員,心理學與神經科學副教授 Alison Preston(註 4)說,這項研究顯示「在休息時回溯記憶能夠讓早期記憶更強烈,不只會影響原始記憶的內容,也會影響未來的記憶。」

瑞典的記憶運動選手 Idriz Zogaj 建議運用反思的時間,來掌握自己對於閱讀內容的情緒反應。如果您可以這麼做,就更有機會創造更強而有力,且容易回想的新記憶。因為我們的大腦設計上能夠快速且有效率地對情緒做出反應(註 5),並將情緒與記憶的形成(註 6)連在一起。

他說:「找到您的感覺,而這正是您想掌握的,因為感覺能夠觸發您對於書籍某部分的其他記憶,或是對於整本書的記憶。」

什麼都不做,讓您的頭腦休息,也能夠幫助您進一步記住資訊並提升專注度。擔任作家以及加州麥基爾大學(McGill University)心理學、行為神經科學與音樂系教授的 Daniel Levitin 解釋(註 7):「定期休息,甚至小睡的人,在工作時能夠更有生產力也更有創意。您需要讓大腦有時間整理所有吸收到的資訊,並反覆思量這些資訊的內容。」

一個裝滿書籍、檔案和資料夾的 USB 隨身碟

我們「回憶記憶」(立即回想起腦海中資訊的能力),遭到「認知記憶」取代(知道資訊的位置與存取資訊的方式)

 

2. 嘗試間隔重複

根據心理學家提出的「多重儲存」記憶模式(註 8),只要您重複資訊的次數夠多,就能將資訊納入您的長期記憶,而長期記憶(很可能)永遠不會消逝。

間隔重複,就是定期在固定的時間區間回顧資訊(註 9),是記住資訊的極有效方法。這項技巧之所以有效,是因為人必須付出努力學習,和肌肉一樣,大腦會強化神經細胞之間的連結來回應刺激。透過這些間隔,您每次都能更進一步強化連結。如此一來,便能產生長期、歷久彌新的知識(註 10)。

完成間隔重複的簡單方法,就是整理出一盒提示卡(註 11)。設定您會回顧盒中每一區塊提示卡的時程。如果您能夠正確回答提示卡,就可以將該卡片放在未來回顧次數較不頻繁的區塊,如果答錯了,就將卡片放在需要經常回顧的區塊。

3. 閱讀紙本並書寫在紙本上

在數位時代還使用這項方法,可能聽起來很古板,但老派地閱讀實體紙本的內容,可以幫助您更加專注,並且更能夠回憶資訊。

一項針對美國、日本、斯洛伐克和德國 300 位大學生的調查發現,92% 的受訪者同意(註 12)紙本讓他們更能夠專心。另一項研究發現,電子書讀者的表現比起紙本書的讀者(註 13),在回憶懸疑故事情節時,表現「明顯」來得差。

協助完成這項調查的語言學教授 Naomi S Baron 認為幕後原因很明顯:數位裝置提供更多會使人分心的誘惑,而讀者也會因此喪失對閱讀內容的專注度。

研究也指出,筆的效果比起鍵盤更好(註 14)。在紙本上撰寫筆記能夠提升對概念的理解、應用和記憶。

4. 繪製心智圖

筆記可以幫助您回憶,但您不需要寫下所有內容。Tony Buzan(註 15)還是學生時曾為有效撰寫筆記所苦,因此發明了這項學習和記憶工具,心智圖是一個彩色的圖表,中央的影像代表問題或核心概念,而輻射出去的所有曲線分支,則在上面寫著相關聯的關鍵字。此技巧的成功關鍵,就是運用色彩、圖畫與非線性的架構,來刺激思考。

Idriz Zogaj 說:「心智圖本身是一幅讓您可以觀賞並記憶的影像,將資訊視覺化是記憶資訊的最佳方式。您可以在線上使用於 iMindMap(註 16)找到的工具繪製心智圖,但紙本更好,因為可以在大腦思考時讓手也有事情做。」

他補充道:「最好將白紙橫向放置,讓您更有空間繪製心智圖。您甚至可以邊閱讀邊畫。」

5. 使用線上工具

如果您覺得紙筆太不科技,也可以試著探索一些應用程式。舉例來說,Eidetic(註 17)就運用間隔重複幫助您記憶任何內容,從重要的電話號碼到資訊都可以。您只需要輸入想要記憶的資訊,該應用程式就會透過通知提醒您什麼時候該測試自己的記憶。該應用程式會分配測試的時間區間,讓您可以產生更長期的記憶。

擁有 7,000 萬訂閱者的 Lumosity(註 18)是其中一款最為人知的腦力訓練應用程式。這款應用程式由神經科學家設計,聲稱可以透過一系列科學遊戲,訓練記憶力和專注力。使用者可以每天玩三個免費遊戲,或是訂閱此應用程式,一次存取超過 40 種遊戲。

如果您很趕時間,速讀應用程式例如 Spritz(註 19)則號稱可以讓使用者以超高速度閱讀:每分鐘閱讀 600 甚至 1,000 字。Spritz 表示,他們透過所謂的 RSVP(快速連續視覺呈現),在螢幕中央一次顯示一個字,來達成上述目標。由於您的視線不必平移或上下巡覽,可以專注在手機上的某一點,在文字像是快速幻燈片切換的同時,以更快的速度閱讀。您可利用省下的時間練習文章中的其他技巧,並整理您剛閱讀過的內容。

 


Matthew Jenkin 是美國記者,先前曾任 Guardian Careers 編輯,該網站是《衛報》(The Guardian)以求職者與轉職者為主要對象的社群網站

資料來源:

(註 1)https://www.nytimes.com/2009/12/10/technology/10data.html

(註 2)https://www.rewireme.com/brain-insight/internet-affects-memory/

(註 3)https://news.utexas.edu/2014/10/20/reflection-boosts-learning

(註 4)https://cns.utexas.edu/component/cobalt/item/66-other/1313-preston-alison?Itemid=289

(註 5)http://www.hrdpress.com/site/html/includes/items/SBEI.html

(註 6)http://www.memory-key.com/memory/emotion

(註 7)https://www.kqed.org/mindshift/37711/why-daydreaming-is-critical-to-effective-learning

(註 8)https://www.kqed.org/mindshift/37711/why-daydreaming-is-critical-to-effective-learning

(註 9)http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC1876761/

(註 10)https://www.supermemo.com/english/ol/background.htm

(註 11)https://www.youtube.com/watch?v=33DIo8iU7ws

(註 12)https://www.washingtonpost.com/posteverything/wp/2015/01/12/the-case-against-kindle-why-reading-paper-books-is-better-for-your-mind-and-body/?noredirect=on&utm_term=.eb845123558c

(註 13)https://www.researchgate.net/profile/Jose_Pedroza_Carneiro/post/
What_positive_or_negative_experiences_can_provide_me_with_regard_to_the_introduction_of_e-readers_in_the_documentation_centers_of_universities/attachment/59d63757c49f478072ea4c08/
AS%3A273684940427264%401442262984768/download/Readers+absorb+less+on+Kindles+than+on+paper.docx

(註 14)http://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0956797614524581

(註 15)https://www.irishtimes.com/business/how-tony-buzan-used-mind-maps-to-doodle-his-way-to-millions-1.2230977

(註 16)https://imindmap.com/

(註 17)https://play.google.com/store/apps/details?id=com.yourelink.Eidetic&hl=en_GB

(註 18)https://www.lumosity.com/

(註 19)http://spritzinc.com/