一位太空人正在使用筆記型電腦

工作效率

您已為遠端工作做好準備了嗎?

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若您想成為遠端工作者,可能先得說服老闆。從有效的時間管理到自信溝通,Daniel Mobbs 瞭解關於所需技能的重要資訊

 

遠端工作日益熱門,但並非所有人與生俱來就是遠端工作好手。有些人天生就是在不待在辦公室更能有卓越表現;但對其他人而言,如果在轉換至新的工作方式前沒有計畫和策略,反而會全盤失敗。IT 人才招募與員工擴充公司 DaVinciTek(註 1)的執行長 Anthony Curlo 說:「考慮投入遠端工作者,必須誠實面對自己是否有能力應對伴隨遠端工作而來,更高的責任和期待。」

好消息是:幾乎所有人都能夠學習並發展這些技能和策略。觀察成功的遠端工作者,您會發現有某些特質反覆出現。如果您想嘗試說服自己的老闆(甚至是自己),遠端工作是最適合您的工作方式,首先,您可以誠實地詢問自己,下列這些在辦公室外自由工作的遠端工作者所具備的特質,您擁有幾項。

1. 他們是嚴格的時間管理者

遠端工作並不代表您能夠自由支配時間。上司想知道的是,您是否盡可能有效管理時間。工作場所指南《The Advantage》的作者 Emma Sue Prince 說:「目標是展現您的反應速度、生產力和效率和您身處於總辦公室時一致。」

她建議我們在每週之初花點時間計畫工作事務的優先順序,並估計完成每項工作所需花費的時間。她說:「在一週內追蹤您的進度是否達到這些目標,讓您為自己的工作效率負責。「若能將每週計畫擴展至每日計畫,並將時間分段,每段時間專注在特定的工作上更好。」

居住在紐約的遠端工作自由設計師 Tobias van Schneider 推薦(註 2) 使用追蹤時間應用程式,例如 Toggl(註 3)等;這類應用程式能記錄您的時間,也會提醒您每幾分鐘或每隔一段時間追蹤自己的時間,讓您可以掌握自己的時間運用。他說:「無論您的工作是否按時計酬,追蹤自己的時間能讓您更瞭解自己一整天的時間運用狀況。」

2. 他們為工作和休閒設下明確的界線

有些研究顯示(註 4)遠端工作者每週很容易就會工作到 75 小時(比起在辦公室總部工作的同仁,平均下來每天的工作時間都更長),但遠端工作不應等同於全天候都在工作。某些老闆可能會認為,不停工作的員工對公司有正面效益,但明理的老闆則很清楚:這只會耗盡員工心神,並讓他們感到不滿。

《The Power of Company Culture》的作者 Chris Dyer 說:「熱愛工作的遠端工作者很容易孜孜不倦地持續工作。但您需要設下界線,放下工作並離線,才不會耗盡自己的心神並感到疲憊不堪。知道何時該休息可以讓遠端工作者專注在工作上,並發揮最高潛能。」

成功的遠端工作者會讓他們的同事清楚自己的辦公時間,以及與自己聯絡的最佳方式,像是透過 Slack、Skype、電子郵件或手機等。他們也會表明自己需要離開電腦的時間,最重要還有:每天下線結束工作的時間。

3. 他們是有意識的溝通者

雇用了一整個遠端工作者團隊的 Target Internet 商務總監 Susana Rowles 說:「溝通對遠端工作者來說至為重要,但溝通不會自然發生。無法面對面與某人接觸,不代表無法建立關係。每天花點時間與您的同事溝通,並讓溝通成為您工作思維的一部份。」

在《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)的一篇文章中(註 5),Erica Dhawan 與 Tomas Chamorro-Premuzic 警告道,我們不該將簡短的溝通與清楚的溝通混為一談。Dhawan 說:「為了講求效率,有時我們在溝通時話會更少。但如此簡略的溝通方式,也表示團隊中的其他人要浪費時間嘗試解讀您的訊息(而且無論如何都會誤讀)。」

Chamorro-Premuzic 補充:「別假定其他人都能瞭解您的暗示和速記。在溝通時花點時間確保您無論使用什麼溝通媒介,都將意思表達得超級清楚。」

他們兩人也建議在辦公室團隊中引進溝通準則,協助確立溝通的清晰度。他們指出,例如 Merck 這樣的公司,已經為自己的數位溝通建立好縮寫,例如「四小時內回覆(4HR)」「無需回覆(NNTR)」,如此一來,在虛擬空間的對話也能增加可預測性和確定性。

Dhawan 說:「這些準則也適用於個人層級,例如人們偏好的回覆時間、寫作風格和語調舉例來說,有些人偏好精簡、快速的訊息;而其他人則偏好冗長、詳細的回覆。人們對於幽默與非正式語言的偏好和容忍度也不同。」

對話框浮在兩個人頭上

專家建議,無論使用什麼溝通媒介,都要花點時間確保將意思表達得超級清楚

 

4. 他們擅於使用科技

若您已在考慮遠端工作,擅於使用科技是一項必備特質。Anna Johansson 在為《Entrepreneur》撰寫的文章(註 6)中寫道:「您最不希望看到的,就是遠端工作員工不斷為了一些根本不該造成困擾的簡單問題,來麻煩您的 IT 團隊。」

儘管您的老闆可能會假定您已知道如何使用雲端、視訊會議和企業訊息服務例如 Slack,這不表示您可以滿足於只會使用這些工具。人事顧問公司 Talentful 的行銷總監 Tom Livingstone 說:「展現出願意學習和適應很重要,更重要的是,表現出完美的組織能力。」

確保您掌握最新的遠端工作技術,且若是您發現能夠使工作流程更順暢的技術,也別害怕向老闆提出建言。Visa 的產品經理 Deepina Kapila(註 7)推薦使用 YouTube Live(註 8)來錄製簡短影片,或是為您的團隊主持即時直播或訓練課程。她說:「這是替代 Google Hangout,讓您可在全球進行直播的工具。」

她進一步補充:「如果您正在管理遠端團隊,且想要瞭解他們的快樂程度,可嘗試使用 Chimp 或 Champ(註 9)。這項每週匿名員工快樂度測量計,是為了讓您瞭解員工是否快樂而設計的簡單工具,也讓團隊能夠提供意見回饋,有點像是老派的意見箱。」

5. 他們會保持聯絡

新晉的遠端工作者最擔心的事情之一,就是他們會因為「不在眼前,拋諸腦後」的法則,而被人遺忘。最近有項研究(註 10)調查了 1,100 名員工後發現,遠端工作者常覺得自己遭到隔絕和忽略。畢竟,如果老闆看不到您,又該如何獲得升遷或新的機會呢?

相反地,成功的遠端工作者知道自己可以做些什麼,好讓自己感覺被接納並獲得關注。Tom Livingstone 說:「自信與主動性十分關鍵。在別人提出要求前,就先四處傳送訊息,讓他人持續掌握您的進度還有想法。」

關鍵是把握一切機會展現您的主動性,以及對自身職務的熱忱。包含讓您的老闆知道您有意願擔任專案的領導職務、在下一次彙報進度的通話中準備好分享新的想法,或是定期與您的老闆分享來自客戶與顧客的正面意見回饋。

找到方法突顯自己的「存在感」,讓您獲得老闆的關注。您可以透過專案管理系統,例如 Basecamp(註 11)做到這點,這類系統讓您可以更主動地討論想法,並向同事展示您的工作進度。您也可以透過更直接的方式:Rainmakers 的執行長 Michael Ferguson 即建議(註 12)安排視訊通話,而不只依賴電子郵件溝通。他說:「這能夠加強合作。」當團隊可以看見遠端工作者的工作狀況;而遠端工作者也可瞭解團隊時,「就能促進有效合作,改善生產力、效率和創新。」

 


Daniel Mobbs 是英國記者,主要撰寫商業新聞

資料來源:

(註 1)https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2016/02/working-remotely-isn-t-right-for-everyone.html

(註 2)https://www.vanschneider.com/manage-time-remote-worker

(註 3)https://toggl.com/

(註 4)https://www.bc.edu/content/dam/files/centers/cwf/research/publications/
researchreports/Bringing%20Work%20Home_Telecommuting

(註 5)https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote

(註 6)https://www.entrepreneur.com/article/289370

(註 7)https://skillcrush.com/2016/10/24/remote-work-tools/

(註 8)https://www.youtube.com/channel/UC4R8DWoMoI7CAwX8_LjQHig

(註 9)http://chimporchamp.com/

(註 10)https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out

(註 11)https://basecamp.com/

(註 12)https://hbr.org/2018/01/stop-neglecting-remote-workers